«Delivery» — программа для организации работы службы доставки еды из ресторана

Многие заведения общественного питания оказывают такую дополнительную услугу, как доставка еды. Кроме этого, в Хабаровске работают специальные службы, деятельность которых заключается исключительно в доставке готовых блюд. Данный сервис пользуется спросом, так как это легко, удобно и позволяет экономить время. Особенно он актуален в следующих случаях:

• Если постоянный клиент ресторана не хочет выходить из дома, но при этом испытывает огромное желание насладиться вкусом любимого стейка.
• Обеденный перерыв, как правило, длиться всего один час, и почему бы его не потратить на дегустацию свежеприготовленного салата из любимого ресторана.
• Организовывая встречу друзей дома и заказав доставку угощений, можно сэкономить немало времени и насладиться приятным вечером.

Основа качественной работы

Для ресторанов и кафе доставка блюд — дополнительный вид деятельности, для других предприятий — основной. Общим является необходимость в качественной организации производственного процесса. Недостаточно нанять повара с экспедитором. Также следует нанять оператора, который будет отвечать за прием заказов и вести отчетность.

Организовывать работу службы можно одним из способов:

• Обеспечить оператора блокнотом с ручкой. В этом случае вы получите низкую эффективность труда с постоянными сбоями и путаницей в заказах, уменьшение количества клиентов, отсутствие возможности контролировать рабочий процесс, низкую рентабельность.
• Воспользоваться готовым решением задачи — специальной компьютерной программой Delivery. Она обеспечит улучшение качества обслуживания и увеличение скорости доставки. Кроме этого, она позволяет контролировать работу персонала, применять программу лояльности для клиентов, получать отчетность в любое время. Delivery можно использовать и как самостоятельный программный продукт, и как часть комплекса R-Keeper, предназначенного для ресторанного учета.

Особенности системы Delivery

Основные модули программы:

• Доставка: Оператор — модуль, необходимый для приема телефонных звонков или онлайн заявок от клиентов и оперативной передачи их далее.
• Доставка: Диспетчер — модуль, предназначенный для обработки заказов, передачи их в производство и обеспечения последующей доставки.

В зависимости от объема производства управление модулями может быть возложено на одного или двух человек.

Интерфейс программы отличается удобством и создан для того, чтобы оператор мог легко контролировать процесс выполнения заказа, назначить экспедитора и подготовить сопроводительные документы. Есть возможность подключения к системе принтера для печати специальных наклеек, содержащих информацию о заказе.

Кроме назначения курьера и подготовки документов, в обязанности оператора входит фиксирование времени выполнения заказа (приезд экспедитора на место), отражение информации о выполнении заказа и отказов клиентов.

В качестве дополнения можно использовать модуль «Мобильный Экспедитор». Он предназначен для установки на смартфон с платформой Android, который передается курьеру. Экспедитору модуль предоставляет следующие возможности:

• Отслеживание появление новых заказов в режиме онлайн.
• Выбор заказов для доставки (например, в одном районе или по пути следования).
• Выбор удобного маршрута следования и расчет время доставки.
• Предоставлять отчет о выполненной работе.

Данные, вносимые в модули «Мобильный Экспедитор» и «Диспетчер», отражаются в них синхронно.

Кроме этого, мобильное приложение наделено функцией геолокации, что позволяет оператору следить за перемещениями ответственного сотрудника, контролируя его работу.

Повышаем уровень лояльности

Правильное решение — создание личной карточки на каждого клиента, в которой будут отражены его контактные данные, история заказов, размер персональной скидки. Согласитесь, приятно услышать обращение по имени-отчеству во время второго заказа. А оператору это предоставит возможность предугадать пожелания клиента или предложить новое блюдо потенциально в его вкусе.

Личные карточки, бесспорно, повышают лояльность клиентов к заведению, и заводить их следует уже после первого заказа. Это позволяет осуществлять быстрый поиск нужной информации в базе, а также формировать отчетные и статистические данные.

Такой способ работы удобен и оператору, так как вся необходимая информация (предпочтительный способ оплаты, адреса доставки, количество бонусов) отражена в персональной карточке. Так повышается скорость и эффективность деятельности отдельного сотрудника и службы в целом.

Но задачу оператора можно упростить еще больше. Принимая сигналы через АТС, которая поддерживает протокол SIP, система будет сама распознавать заказчиков по номеру телефона и отражать их личные данные на экране.

И это еще не все…

Приняв заказ, выполнив его предварительную обработку и отправив на производство, оператор готов к приему другого. И здесь главное, чтобы первый заказ был выполнен корректно. Для этого создана подсистема «Диспетчер». Пока клиент ожидает свой свежий и горячий суп, его запрос проходит несколько стадий:

• Стоит в очереди на выполнение.
• Непосредственно приготовляется.
• Доставляется по указанному адресу курьером.

Если подключить к системе Delivery карту населенного пункта, то это позволит быстро найти оптимальный путь и рассчитать время доставки, чтобы привезти суп в указанное время с пылу с жару.

Вместе с заказанным супом экспедитор передает заказчику документы в виде чека или накладной. Используя программу Delivery, вы получаете возможность печатать различные документы. И в зависимости от схемы деятельности конкретного предприятия диспетчер может менять статус заказа:

• на «Выполнен» после звонка курьера, осуществившего доставку;
• а затем на «Архив», когда подписанная накладная и деньги будут привезены на базу.

Удобно и то, что система Delivery может быть интегрирована с сайтом ресторана. За счет этого заказы, поступающие с интернет-ресурса, будут обрабатываться в автоматическом режиме.

Еще одним немаловажным преимуществом системы является возможность осуществлять рассылку SMS со статусом заказа. Например, «Принят», «Находится на стадии производства», «Заказ уже в пути и будет доставлен через 20 минут». Вроде бы мелочь, а клиент видит, что о нем заботятся, и ему это приятно!

Эффективная система контроля

В числе преимуществ хорошей программы автоматизации производственного процесса всегда предусмотрена возможность выполнять функцию контроля деятельности как отдельного сотрудника, так и всего предприятия. В программе Delivery на выполнение данной задачи ориентирована система отчетов. При необходимости владелец или управляющий бизнесом в любой момент времени может сформировать отчет, например, о реализации заказов за месяц, о работе экспедиторов или отдельного курьера и так далее.

Стоит упомянуть еще об одном полезном модуле под названием «Call-центр». Он предназначен для тех ресторанов, у которых есть филиалы в разных точках города. Отсутствие данной программы является источником неудобств для клиента, так как ему перед звонком в ресторан приходится самостоятельно выбирать заведение, которое занимается обслуживанием его района. Если заказчик все-таки ошибся, заказал роллы не в том филиале, а сотрудники решили самостоятельно передать заказ своим коллегам на другом конце города, то существует большая вероятность потери сначала заказа, а потом и клиента.

Модуль «Call-центр» препятствует возникновению подобной ситуации за счет следующей схемы работы:

• Все заказы принимает сотрудник одного офиса.
• Сотрудник отправляет заказ на ту или иную кухню в зависимости от того, куда следует доставить заказ.

Контроль работы кухни и курьерской службы также происходит через центральный офис. Таким образом, вся информация хранится в одном месте.

А как же ведение учета?

Организация быстрой доставки готовых блюд из ресторана на дом — хорошо. Но помимо этого, не стоит забывать о важности построения грамотного складского учета. Для решения этой задачи создана такая программа как StoreHouse. Она имеет следующие преимущества:

• Играет роль базы данных, где хранится вся информация о продуктах и их движении, контрагентах и взаиморасчетах с ними, калькуляционные карты, рецепты блюд и так далее.
• Позволяет вести учет продуктов, отслеживать их использование в различных блюдах, проводить их корректное списание, обеспечивать постоянное наличие, формировать и контролировать выполнение плана закупок.
• Значительно упрощает процесс инвентаризации и контроля деятельности склада, кухни, бара, так как предусмотрена не просто возможность формировать большое количество отчетов, но и наличие гибкой системы параметров для отражения нужной информации.
• Позволяет вести учет бытовой химии, посуды, столовых приборов, скатертей и прочего инвентаря, проводя их регулярное списание.

Если на предприятии для ведения бухгалтерского учета используется программа 1С, то предусмотрена возможность выгрузки данных из StoreHouse в основную программу. При этом все операции будут отражены в виде проводок. Хотя отметим, что формирование отчетов для государственных органов возможно и в StoreHouse.

При необходимости вы также можете выгрузить данные в Exel, Word или другие редакторы Windows для дальнейшей работы с ними.