«Store-House» — эффективный инструмент управления рестораном
Те, кто профессионально занимается ресторанным бизнесом, из опыта знают, что такое учет и какое большое значение он имеет. Это один из рычагов управления, позволяющий не только контролировать работу ресторана, но и предоставлять необходимые отчеты государственным органам.
Программа учета для ресторанов должна соответствовать специфике данного бизнеса, где торговля сочетается с процессом производства и предполагается выполнение специфических операций (калькуляция, пересортица, учет остатков). Про учет денег, необходимый для оперативного менеджмента, также не стоит забывать. Определение прибыльности ресторана, поиск слабых мест в системе управления невозможен без грамотного и упорядоченного учета затрат.
Учет в общепите: экскурсия в прошлое
Ранее учет товаров заключался в том, что на каждый из них заводили специальную карточку. В итоге их количество достигало нескольких сотен. Для того чтобы составить какой-либо отчет, бухгалтер был вынужден все перебрать и выполнить множество математических действий. Для работников бухгалтерии такой труд был настоящим испытанием.
Но контроль деятельности кухни был более трудоемким. Программа учета в те времена сводилась к необходимости сверить фактические остатки с данными, которые были предварительно рассчитаны. Количество продуктов вычислялось на каждом участке, где они использовались, а для отражения расхода сырья и прихода готовых блюд использовались товарные карточки.
Учет в общепите: наши дни
Сегодня рестораторы осознали, что автоматизация учета не только упрощает задачу его ведения, но и является эффективным инструментом управления. Специальная программа позволяет оперативно получить информацию, необходимую для оценки текущего состояния дел на предприятии и принятия управленческих решений.
Store-House — это простой и удобный программный продукт, позволяющий вести учет работы ресторана, начиная с закупки сырья, заканчивая сдачей отчетов. Это современная программа учета предприятий общепита, которая значительно облегчит процесс контроля.
Store-House разрабатывалась с учетом российской специфики ведения ресторанного бизнеса, дорабатывалась и дополнялась различными возможностями на протяжении 10 лет. В программе уже созданы схемы работы предприятия, поэтому бухгалтеру-калькулятору, кладовщику или другому сотруднику остается выполнить ряд простых операций в определенной последовательности.
Отчеты на любой вкус
Если речь идет об отчетной информации, то программа складского учета Store-House является инструментом практически с безграничными возможностями. Например, управляющий всегда может получить отчет о товарных остатках, чтобы тут же провести проверку фактического наличия. Также программа позволяет создавать различные отчеты, в том числе получать итоговые сведения, основанные на OLAP-технологиях. На тот случай, когда предложенных вариантов окажется недостаточно, предусмотрена возможность создания собственных отчетов.
Работая с отчетами в программе Store-House, вы наверняка оцените следующие преимущества:
- Программа способна сформировать большое количество отчетов, среди которых журнал проводок, товарный отчет, анализ контрагентов и взаиморасчетов с ними, оборотная ведомость товаров, анализ движения товаров, список блюд и рецептов, данные о продажах за определенный период и по дням, анализ реализации за месяц, различные калькуляции и так далее.
-
Гибкая система настроек условий сортировки данных позволяет составлять отчеты в соответствии с выбранными параметрами, например:
- По определенному контрагенту.
- За период или на конкретную дату.
- По ресторану в целом или по одному складу.
- По отдельному наименованию или по всей товарной группе.
- Отражать только позиции с остатками, не соответствующими установленным параметрам.
- Отражать те позиции, суммарные остатки по которым вписываются в рамки заданных параметров.
- Отчетную информацию легко экспортировать в Exel, Word.
- Программа склада проинформирует пользователя о том, что текущие остатки не соответствуют установленному допустимому запасу, его максимальному или минимальному значению.
Прозрачность — один из принципов работы
Очевидное достоинство программы состоит в том, что механизм составления карт ресторанных блюд, как технологических, так и калькуляционных, является прозрачным и понятным. Это не просто складской учет материалов, а своего рода источник справочной информации, описывающий, какие продукты и в каком количестве понадобятся для приготовления того или иного блюда.
Программа Store-House снабжена удобной опцией, которая позволяет представить блюдо как набор полуфабрикатов (количество вкладок не ограничено). Рассмотрим данную функцию на примере яблочного фрэша. Для производства порции напитка бармену необходимо три яблока. На склад ресторана поступают яблоки в определенном количестве, заводится калькуляция. Далее программа будет списывать по три яблока со склада каждый раз, как через кассу бара будет проведена продажа порции яблочного фрэша. Это позволяет управляющему отслеживать изменения цены на фрукты и, следовательно, себестоимости яблочного фрэша. Сделав привязку яблок к другим блюдам, в которые они добавляются, легко следить за тем, сколько их следует закупить для обеспечения бесперебойной работы кухни. И все это осуществляется легко и просто благодаря тому, что в заведении установлена программа — складской учет от R-Keeper.
Кроме этого, с помощью данного программного продукта можно отслеживать продуктовые запасы, излишки сырья на складе, динамику движения готовых блюд: например, что хуже уходит по средам, а что пользуется спросом по пятницам.
Процесс инвентаризации также станет намного проще. Отпадет необходимость высчитывать, сколько фруктов в соке, оставшемся на складе. Заведите его количество в программу, и она сделает все расчеты самостоятельно.
Делаем поправку на вкус клиента
Заполнение и дальнейшее использование калькуляционных карт позволяет себестоимости блюд в системе формироваться автоматически. Предусмотрена возможность производить замену продуктов, при этом изменение цены также будет учитываться автоматически. Например, один сорт яблок закончился и для приготовления блюда используют другой. Данные в отчете будут отражены корректно.
В ресторанах нередко случаются ситуации, когда заказывая определенное блюдо, клиент просит изменить его рецептуру путем исключения или замены некоторых компонентов. Это называется отрицательной калькуляцией, и при ее правильном списании происходит уменьшение расхода продуктов.
Складской учет в розничной торговле стал намного проще благодаря программному продукту R-Keeper. Получив сигнал о продаже блюда, программа проводит автоматическое списание входящих в его состав компонентов. Остатки легко проверить в любое время.
Данный складской учет материалов позволяет исключить такие ситуации на кухне как:
- Продажа неучтенных напитков.
- Приготовление блюд из того, что повара принесли сами.
- Вынос персоналом товарных запасов.
По правилам пользователей
Программа Store-House предназначена для использования в заведениях общественного питания, поэтому в ее создании принимали участие опытные рестораторы. Учитывалось мнение и пожелания каждого участника процесса. В результате продукт содержит много полезных опций. Например, в программе предусмотрена возможность вводить свои единицы измерения. И если стандартных 1 кг = 1 000 грамм вам недостаточно, введите свои «Синяя бутылка — 273 мл» или «Красная емкость в горошек — 80 мл».
Порядок на складе — порядок в бизнесе
Путаница с продуктовыми запасами на складе ресторана — привычное дело. Однако ведя складской учет товаров с использованием программного продукта Store-House, ситуацию удастся исправить. При расчете себестоимости проданного блюда она руководствуется принципом «Первое пришло, первое ушло». То есть в первую очередь списываются те продукты, которые поступили на склад раньше.
Но возможность изменить параметры предусмотрена. Так всегда можно указать, из какой партии следует взять продукт или перенести остатки предыдущего дня на день текущий, используя доприходную ведомость или сличительную.
Дополнительные опции
Программа Store-House позволяет не только вести учет склада. Разработан ряд очень полезных опций:
- Предусмотрена возможность хранить различную информацию: описание особенностей продуктов, данные контрагентов и прочее.
- Система учета материальных запасов позволяет отражать не только движение продуктов питания, но и покупку, перемещение, изменение комплектации, возврат и прочие действия, которые можно производить с товарами и оборудованием. Рестораторы используют программу для учета посуды и столовых приборов, бытовой химии, полотенец, скатертей и другого инвентаря. Списание данных позиций производится ежемесячно (предусмотрен специальный акт).
Правильное разделение обязанностей — залог порядка
Учет в ресторане должен быть единым, а в нем следует соблюдать порядок. Для обеспечения данных условий программа Store-House состоит из нескольких блоков, предназначенных для отражения различной информации, которую вносят определенные сотрудники. Так, бухгалтер-калькулятор работает с калькуляциями, а кладовщик учитывает движение запасов на складе. И каждый из них выполняет действия в своем блоке, не имея доступ к другим. Блок отчетности предназначен для руководства.
Использование программы Store-House избавляет от лишних хлопот работников бухгалтерии и склада во время проведения инвентаризации, так как позволяет автоматически копировать данные, учитывать остатки, вести автоматический учет тары и прочее.
Store-House интегрируется с 1С и программой ИнфоБухгалтер, а также есть возможность выгрузить данные.
Важно, что в программе предусмотрена надежная система, защищающая от случайных или необдуманных действий сотрудников, которые могут привести к искажению или утере данных.